Необходимость информационно-управляющих систем в формальной информационной системе

Информация, на основании которой руководителем принимаются решения, получается различными способами и методами, с помощью различных информационных каналов. При помощи неформального канала (общение с подчиненными, коллегами и клиентами, чтение газет и деловой корреспонденции) менеджер узнает полезную, но недостаточную для управления информацию. Количество информации, появляющейся в результате деятельности и имеющей влияние на успех ведения дел, а также скорость ее изменения требует применения формальных методов сбора информации.

Количество информации, методы ее сбора и обработки не зависят от размера организации. Например, среднего размера сеть из 20 магазинов розничной торговли с ежегодным объемом продажи в 10 млн долл. может иметь 300 служащих, работающих на основе почасовых ставок с несколькими различными уровнями заработной платы. После каждой рабочей недели администрация должна определить заработок каждого служащего, основываясь на данных об отработанном времени, количестве выписанных чеков, и вычесть правильную сумму налога. Фирма может иметь дело с сотнями различных поставщиков и отрабатывать тысячи заказов в год. Текущие инвентарные ведомости могут содержать несколько сот различных видов товаров, причем количество каждого товара может постоянно изменяться и должно контролироваться. Кроме того, ежегодно с клиентами заключаются десятки тысяч сделок, в результате чего изменяется величина товарных запасов и наличных денег. Кроме этого, организация должна иметь достоверные сведения о внешней среде: это законы, торговые правила, правительственные документы, действия конкурентов и т. д. Таким образом, администрация такой небольшой фирмы должна перерабатывать более миллиона единиц информации в год. Поток информации в больших организациях с сотнями тысяч служащих, тысячами различных товаров и оборотными фондами в миллионы долларов является непостижимым средством управления.

Множество информации о конкретных видах деятельности организации является лишь небольшой частью всех информационных потребностей фирмы. В большинстве случаев трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Ресурсы любой организации постоянно находятся в состоянии движения. В любой момент времени в наличии имеется большее или меньшее количество товарных запасов, наличных денег, приходных и расходных счетов. Освоение новой технологии может привести к изменению скорости, с которой потребляется сырье и выпускается готовая продукция. Если внешняя среда изменчива, то жизненно важные для организации события могут происходить с большой скоростью. Управлять этим потоком информации так, чтобы администрация могла принимать эффективные решения одновременно с ведением дел компании, — в этом и состоит цель информационно-управляющей системы (ИУС).

Информационно-управляющая система определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений. ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации.

Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Предполагается применение компьютеров, так как последние достижения в области технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Многие ИУС были бы неприменимы без той скорости и точности обработки данных, которые дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы для ее получения задолго до изобретения компьютеров. Еженедельный отчет о продажах, изучение конъюнктуры рынка, ежедневный обзор новостей, который готовит ЦРУ для Президента США, доклады инспекторов и подготавливаемый с помощью ЭВМ обзор ежеквартальных продаж в основных секторах экономики, используемый высшей администрацией фирмы «Америкен Телефон энд Телеграф», — все это примеры применения ИУС.

Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Одно из исследований в области практики управления показало, что электронная обработка данных и информационно-управляющие системы — это два наиболее широко применяемых в управлении инструмента. По имеющимся оценкам к концу 1990-х гг. 70 % рабочих мест в США зависят от деятельности по обработке информации. Затраты на эту деятельность составляют по крайней мере 70 % от валового национального продукта. Существенной частью этой тенденции стал рост использования микрокомпьютеров, которые располагаются на рабочем месте управляющего.

Широкое распространение компьютеров в организациях позволит управляющим всех уровней оперировать в своей деятельности большими объемами информации. Например управляющий современного супермаркета может получать ежедневную, еженедельную, ежеквартальную или годовую информацию о том, какие виды товаров продаются, по какой цене, в каких количествах, не покидая своего рабочего места и не привлекая к подготовке данных сотрудников. До внедрения ИУС такого типа время и количество информации, необходимые для проведения подобного анализа, достигали астрономических величин.

Отсюда следует, что благодаря компьютерной технике отдельные управляющие могут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний. Внутрифирменные базы данных позволяют менеджеру получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах всего за несколько часов. Компьютеры могут давать управляющим информацию, необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем. Однако, как и все инструменты управления, компьютеризированные информационные системы работают так, как они спроектированы, и не могут оказаться лучше.

ИУС не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно не превышают затраты на ее создание. Наилучшая ИУС — это не обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации, наибольшую точность и скорость. Лучшая система — это система, которая дает информацию такого количества и качества, которое необходимо для целей управления при наименьших затратах. Стоимость эксплуатации ИУС значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а также время и расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой информации. В то же время технология ИУС — это удобная, компактная и достаточно продуктивная система выдачи информации.

Необработанная информация, вводимая в компьютерную информационную систему, называемую базой данных, должна быть организована так, чтобы ее можно было извлечь в пригодном виде. Разные управляющие имеют разную потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно использовать аппаратное оснащение системы, были разработаны разнообразные пакеты программного обеспечения.

Как и большинство других вспомогательных средств управления, на работу ИУС оказывают влияние изменения внутренних и внешних обстоятельств. Изменение в структуре организации обычно означает, что какую-то конкретную информацию нужно будет направлять по другому адресу. Например, если высшее руководство принимает шаги к децентрализации организационной структуры, необходимо модифицировать ИУС таким образом, чтобы снабжать руководителей более низких звеньев отчетами и другой информацией, которая ранее была адресована только высшему руководству. Аналогично, если произошло изменение целей, например, вследствие решения выпускать новое изделие, нужно также изменить и модернизировать ИУС, чтобы она выдавала информацию о новых потребителях и конкурентах. При поступлении от правительственных органов новых распоряжений относительно налогообложения, безопасности изделия, потребительской информации, гарантий прав на работу и тому подобного, необходимо модернизировать ИУС с целью сбора, хранения, обработки и распределения новой необходимой информации в документальном виде.

Руководящие работники не могут заранее предвидеть, какая именно информация им может понадобиться. Изменения банковского процента, возможное слияние компаний, объявления конкурентов о выпуске нового изделия могут свести работу управляющего к поиску соответствующих данных. ИУС позволяет накапливать всю необходимую информацию внутренней и внешней сред для оперативного и более точного принятия решения.