ТЕОРЕТИЧНИЙ МАТЕРІАЛ

 

Створення і побудова запитів за допомогою конструктору

Запит використовується для вибірки й обробки потрібної інформації з таблиць бази даних.

Можливості запиту: вибірка даних з таблиць з використанням критеріїв відбору записів, проведення розрахунків на основі інформації, що міститься в таблицях (додавання обчислювальних полів), зміна інформації в таблицях бази даних. Запити широко використовуються при створенні форм, звітів, макросів, побудуванні діаграм в якості джерела даних.

СУБД MS Access дозволяє створити запити наступних типів:

1. Запит на вибірку (відображення даних з таблиці з використанням умов відбору записів).

2. Груповий запит (з використанням групових операцій)

3. Параметричний запит (відображення інформації згідно заданого параметра)

4. Перехресний запит (аналог зведеної таблиці)

5. Запит на зміну інформації

6. SQL- запит.

Типовий порядок створення запиту на вибірку даних:

1) додати необхідні для запиту таблиці (запити);

2) обрати поля таблиць, необхідні для створення запиту (обираються поля, інформація з яких виводиться для запиту, та поля, для яких встановлюються умови відбору записів);

3) встановити умови відбору записів;

4) вказати порядок сортування записів;

5) при необхідності створити обчислювальні поля;

6) при необхідності додати групові операції;

Створення запиту:

1. Клацнути вкладку “Запити” → „Створити” → відкриється діалогове вікно:

 

2. Додати необхідні таблиці:

 

Якщо в запиті беруть участь декілька таблиць і зв'язок між ними був встановлений раніше, то у вікні конструктора він з'являється автоматично, у протилежному випадку цей зв'язок потрібно встановити, як і у вікні схеми даних.

 

3.Відкриється діалогове вікно конструкторів запиту, в якому необхідно вибрати поля, встановити умови відбору записів, сортування та інші параметри.

 

Наприклад, для запиту: одержати список клієнтів (назва фірми, телефон) для клієнтів з Донецька, які розраховувались безготівковою формою оплати у лютому 2006 р., конструктор запиту матиме вигляд:

 

 

При цьому, для того, щоб інформація о таких клієнтах не повторювалась (якщо один клієнт декілька разів замовляв товари у лютому 2006 р. та розраховувався безготівковою формою оплати), у вікні властивостей запиту (команда меню Вид - Свойства) вказуємо «Уникальные значения ……..Да»

 

 

Відповідна команда мови проектування запитів матиме наступний вигляд (команда меню Вид – Режим SQL):

SELECT DISTINCT Клиенты.Фирма, Клиенты.Телефон

FROM Клиенты INNER JOIN Накладные ON Клиенты.КодКлиента = Накладные.КодКлиента

WHERE (((Клиенты.Адрес) Like "*Донецк*") AND ((Накладные.ФормаОплати)="безнал") AND ((Накладные.ДатаНакл) Like "*.02.2006"));

 

Вибір полів здійснюється буксируванням з відповідних таблиць в область „П оле ” в нижній частині вікна запиту, або подвійний щиглик на полі у верхній частині запиту. Для сортування потрібно клацнути в рядку сортування і вибрати порядок сортування. Щоб відбуксирувати всі поля потрібно клацнути на заголовку і відбуксирувати в область „П оле ” нижньої частини таблиці.

Для перегляду результатів запиту в режимі таблиці: виконати команду верхнього меню Вид → Таблиця або натиснути для виконання запиту.

Збереження: виконати команду верхнього меню Файл → Зберегти.

Перегляд результатів запиту: Вид → Таблиця.

Відбір записів

1. При роботі можна використовувати як малі, так і заголовні букви тобто Access байдужна до регістра.

2. Лапки для текстового зразка можна не писати, вони з'являться автоматично.

3. Якщо необхідно відібрати найменування всіх товарів, крім, наприклад, телевізорів, то зразок буде мати вигляд <>''телевізор'' або використовуючи логічне заперечення NOT ''телевізор''.