Раздел 6

Информационно-аналитическое обеспечение лиц,
принимающих управленческие решения

Решая управленческую задачу, руководитель (управляющий) находится в психологически напряженной ситуации неопределенности (поиска варианта действия), которая проясняется по мере накопления информации по существу исследуемого вопроса.

Логическая цепь целенаправленного действия включает: поиск, отбор, осмысление и систематизацию исходной информации в целях выработки алгоритма поведения, обеспечивающего решение поставленной задачи. Руководителя, осуществляющего оперативное руководство аппаратом управления, нерационально отвлекать от его прямых обязанностей. Работу по сбору и обработке информации должны выполнять эксперты – авторитетные знатоки соответствующих отраслей знаний – в порядке составления экспертизы исследуемой проблемы и выработки на ее основе рекомендаций о путях и способах решения ключевых вопросов.

Эксперт, рекомендуя направление и характер действий, становится участником акта управления – выбора и реализации оптимального решения из разнообразия возможных вариантов – и несет персональную ответственность за его результат наряду с руководителем аппарата. Такой уровень ответственности дает ему право иметь независимое мнение по вопросам, находящимся в рамках его компетенции, и отстаивать это мнение на всех ступенях управленческой иерархии. Поэтому в системе взаимодействия «руководитель – эксперт» исторически сложилась довольно парадоксальная ситуация: неактивный (подчиненный) член системы производит и передает информацию к действию, а активный (руководитель) потребляет ее и действует в соответствии с ней.

В этой системе распоряжение руководителя на проведение экспертизы является, по существу, просьбой к компетентному специалисту разобраться в конфликтной ситуации, найти и рекомендовать рациональный путь к ее разрешению. Такие взаимоотношения обязывают, и эксперт, сознавая, что успех дела непосредственно зависит от инициативы и активности руководителя, не может допустить, чтобы из-под его пера вышел внешне солидный, но бессодержательный труд, заключенная в котором информация не стоит затраченного на ее чтение времени.

Проведение экспертизы подобно научному исследованию – и там и тут нужны глубокие знания в области изучаемой проблемы и смежных с ней вопросов, трезвость суждений и здравый смысл, чтобы суметь определить, как далеко надо обратиться в прошлое для получения объективной картины настоящего и вероятного будущего, в какой момент прекратить исследование и чем завершить разработку темы. Однако имеется и существенная разница. Научное исследование, в общем-то, не ограничено во времени – основное и единственное требование к нему: полезность с позиции расширения границ человеческих знаний. Экспертиза же всегда нужна к строго определенному сроку и просрочка превращает затраченный труд в бросовую работу – решение уже принято, и надобность в подготовленной информации отпала.

Методики проведения экспертизы и научных исследований также примерно одинаковы: ознакомление с проблемой, формирование рабочей гипотезы и на ее основе логических выводов с последующим изложением своих мыслей на бумаге в ясной и доступной пониманию форме. Это возможно тогда, когда исследователь обладает способностью и волей концентрировать внимание в течение длительного времени на основных аспектах изучаемого явления, что не так просто, как кажется на первый взгляд.

Дело в том, что, как утверждают психологи, человеческий мозг по своей природе не способен последовательно мыслить. Мысль скачкообразно мечется в хаосе накопленных мозгом противоречивых представлений в поисках рациональных обобщений, но этот внешне сумбурный процесс имеет четкую направленность в сторону непрерывного совершенствования и происходит без видимых усилий для его носителя, когда обнаруживается оптимальный ответ на поставленный вопрос. Не имеющий явных возражений, в мозгу возникает очаг сосредоточенного осмысления зафиксированного варианта, который превалирует до тех пор, пока не появится твердое убеждение, что найденное решение единственно верное. Если заставить себя постоянно думать об изучаемом предмете, то можно обнаружить, что объект исследования стал вдруг осмысленным и приобрел определенную динамичную форму, проливающую свет на тенденции его развития в перспективе.

Экспертиза, как и всякая другая целенаправленная деятельность, ограниченная во времени, должна начинаться с разработки общего плана работы, чтобы обезопасить исследователя от непроизводительных трат времени и умственной энергии. При этом надо учитывать, что на начальной стадии исследования (определение источников информации, отбор и систематизация фактуры, формирование рабочей гипотезы) расходуется непропорционально много времени. В то же время очень распространенной является такая ошибка при планировании умственного труда, как жесткое ограничение времени непосредственно на исследование и щедрое его расходование на редактирование и оформление итогового документа, которые ничего нового к материалу исследования не добавляют. В результате, если на начальном этапе запланированный объем работы окажется больше, чем можно фактически сделать, то начнется цепная реакция временных несоответствий по всем последующим этапам и качество материала может резко ухудшиться, так как спешка всегда чревата серьезными ошибками, но особенно опасна в работе, связанной с большим умственным напряжением.

Кроме того, очень важно правильно определить оптимальный срок завершения работы, для чего бывает полезно разделить проблему на несколько относительно самостоятельных разделов и каждый из них спланировать отдельно по всем этапам, включая черновое изложение. Тогда сумма найденных по разделам значений времени даст наиболее вероятный срок завершения работы в целом. При этом необходимо зарезервировать часть общего времени на непредвиденные обстоятельства, которые обязательно возникнут, так как на стадии составления плана все оценки имеющихся сведений и фактора времени носят ориентировочный характер. В случае несовпадения расчетного (оптимального) времени с установленным по заданию (директивным) сроком – запланированный объем работы не укладывается в отведенный период – надо либо добиться пересмотра директивного срока, либо оптимизировать план за счет уменьшения глубины проработки и сокращения объема итогового материала, о чем обязательно нужно поставить в известность руководителя, давшего поручение.

Примерное содержание основных разделов плана проведения экспертизы следующее:

· Общее ознакомление с проблемой – определение источников информации, фиксирование и механическое запоминание разрозненных фактов.

· Осмысление накопленного банка данных о проблеме – устранение информационного шума, группировка и систематизация отобранной (фактуры), умозаключения и выводы.

· Формирование рабочей гипотезы – корректное логическое построение обобщений по аналогии со сходными явлениями.

· Черновое изложение материала – фиксирование первоначальных впечатлений и ассоциаций в произвольной форме.

· Подготовка предварительного варианта экспертизы – обработка чернового изложения материала с соблюдением всех требований, предъявляемых к итоговому документу.

· Композиция (компоновка) итогового документа.

Деталировка основных разделов плана – частное дело специалиста в зависимости от его индивидуальных особенностей, личных качеств и привычек.