Общая характеристика организации.

В этом подразделе необходимо показать:

· главные функции организации;

· раскрыть основные предметные понятия, связанные с деятельностью

· организации;

· основные части и их функции;

· основные процессы в системе, их роли и условия существования;

· стадийность скачки, смены состояний и другие специфические моменты в функционировании организации.

 

4.1.1. Главные функции организации

Д ля отображения цели, подцелей и функции организации и их свя­зей используют так называемое «дерево целей» (или «дерево функции») с помощью которого генеральная цель разделяется на ряд…одцелен, т.е. производится структуризация проблемы достижения конечной цели. "Дерево целей» имеет иерархическое строение и в той или иной степени соответствует общей (структурной) иерархии в системе В общем виде "дерево целей" имеет структуру показанную на рис 1. Полученное таким образом "дерево целей" отразит генеральную цель (назначение) системы и структуру ее достижения.

 

 

Рис. 1 Структура "дерева целей''.

 

 

Например, "дерево целей" для участка информационного обслуживания выборов на период проведения избирательной компании будет выглядеть как показано на рис. 2.

 

 

Рис. 2. Пример "дерева целей"

 

4.1.2. Основные предметные понятия, связанные с деятельностью ор­ганизации

Формирование и уяснение содержания основных понятий, исполь­зуемой в организации, помогают понять процессы и взаимосвязи, су­ществующие в организации. Например, для организации ОАО "Гарант" в число понятий связанных с ее деятельностью, должны войти такие поня­тия как "аппарат", "неисправность", "радиомеханик", "приемщик", "заказчик", "схема", "инструкция", "виды ремонтных работ", "комплектующие", "сопутствующие товары". Эти понятия необходимо содержательно раскрыть. Например:

"Приемщик" - квалифицированный работник, который принимает аппарат у заказчика, определяет неисправность и направляет аппарат со­ответствующему радиомеханику.

"Радиомеханик" - рабочий устраняющий неисправность аппарата.

"Аппарат" - телевизоры, плейеры, аудио-видеомагнитофоны, автомагнитолы, телефоны, кухонные комбайны.

Выходы также должны быть отнесены к понятиям и классифицирова­ны па: материальный, энергетический или информационный.

 

4.1.3. Основные части и их функции

На этой стадии выявляется, из каких крупных частей состоит система и какую роль каждая часть играет в ней. Это позволяет получить первич­ное представление о структуре и характере основных связей в системе.

Такие сведения удобно представлять и изучать при помощи струк­турной схемы системы. В процессе ее построения выясняется наличие по­следовательного или параллельного характера соединения частей, взаим­ная или преимущественно односторонняя направленность воздействий между частями и т.д.

На этой стадии следует также обратить внимание на так называемые системообразующие факторы, т.е. на те связи, взаимообусловленности, которые и делают систему системой, т.е. придают ей целостность.

Например, основные части отдела сбыта и связи между ними могут быть представлены структурной схемой, которая показана на рис. 3.

 

Рис. 3. Структурная схема

 

4.1.4. Основные процессы в системе, их роди и условия осуществления Процесс упрощенно можно определить как поток работы, переходя­щий из одного состояния в другое: от одного человека (участка или отде­ла) к другому. Процессы можно представить на разных уровнях, но они всегда имеют начало, определенное количество промежуточных шагов и четко очерченный конец. Не существует стандартного перечня процессов. В каждой организации существуют свои процессы, выявление кото­рых, а также условий их существования способствуют глубокому пони­манию ситуации в организации.

В любой организации существуют как основные, так и вспомога­тельные процессы.

Основные процессы - это процессы текущей деятельности, результа­том которых являются производство выходов, требуемых внешним кли­ентам. Вспомогательные процессы обеспечивают существование основ­ных процессов. Необходимо рассмотреть только основные процессы.

На макроуровне типичные процессы включают в себя производство, материально-техническое снабжение, сбыт. Например, процесс сбыта мо­жет начинаться с заполнения формы заказа (договора) сотрудником отде­ла сбыта, продолжаться планированием производства, подтверждением доставки от дистрибьюторов, формированием счета-фактуры в бухгалте­рии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет. Завершиться он может передачей информации в бухгалте­рию.

Процесс материально-технического снабжения обычно включает по­иск поставщиков, заключение договора, погрузка, транспортировка, раз­грузка, складирование и хранение, подача потребителю.

Процесс производства, например, глушителей мотоциклов в цехе, включает: получение заготовок, крупную и мелкую штамповку, механи­ческую обработку, отрезку труб, сварку и механическую обработку, от­правку в цех сборки мотоциклов.

В условиях осуществления необходимо отразить главные факторы, неопределенности и случайности в ситуациях их определяющего влияния на систему.

Например, в организации, удовлетворяющей спрос населения в слад­кой вате во время проведения культурно-массовых мероприятий, произ­водство возможно только в домах и дворцах культуры, парках, стадио­нах, площадях при относительной влажности воздуха 80% и температуре от + 12°С до+ 25°С.

4.1.5. Стадийность, скачки, смены состояний и другие специфические моменты в функционировании организации

На этом этапе изучается динамика важнейших изменений в системе, ход событий в ней, вводятся параметры состояния.

Определяются факторы, влияющие на изменение параметров состоя­ния, обеспечивающих течение процесса.

Например, в организации, занятой выпуском бутылок емкостью 1,5л. с газированной, минерализованной и простой водой, параметром процес­са является сезон, в зависимости от которого меняется объем выпуска продукции.

В организации, занятой продажей и обслуживанием компьютеров смена состояний системы также зависит от сезона, от курса доллара, от появления новинок на рынке. Картина смены состояний может быть от­ражена наглядно и виде графика, например, типа показанного на рис. 4

 

Рис. 4. Смена состояний в системе