Управление персоналом в службе закупок.

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализовано. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации - служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимущества:

• пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой

• процесс закупки подходе может осуществляться быстрее

Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.

Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок.

При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.

Централизованные закупки:

Преимущества:

• простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;
• отсутствие административного дублирования;
• возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;
• лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;
• развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.

Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда. Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция. Внутри самого отдела закупок функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям.

Основной задачей руководства и сотрудников служб снабжения, плановой и финансовой служб является эффективное управление движением материальных и финансовых ресурсов — управление процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы. Эти службы должны своевременно выявлять излишние запасы материальных ресурсов с целью определения возможности их реализации и предупреждать о наличии и появлении дефицитных позиций по товарно-материальным ценностям на предприятии, которые грозят нарушить бесперебойность организации процесса производства.

В общем случае в процессе управления материальными запасами участвуют:

• Руководство предприятия — генеральный директор, заместитель генерального директора по вопросам снабжения;
• Отдел материально-технического снабжения Аппарата управления (ОМТС);
• Производственные отделы и службы компании;
• Управление материального снабжения — специализированное подразделение компании;
• Финансово-экономическая служба;
• Бухгалтерия.

Деятельность логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие задачи:

• определение потребности в материальных ресурсах;
• поиск потенциального поставщика;
• оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках;
• выбор метода закупки;
• установление приемлемой цены и условий поставки;
• мониторинг товара до момента его доставки;
• оценка продукции поставщика и услуг.

Если же функции закупки расширить, то к ним будут относиться и инвентарный контроль, транспортировка, приемка закупаемой продукции и контроль на всех этих этапах.

Регламентация процесса управления материальными ресурсами дает два важных преимущества:

• она позволяет четко определить функцию управления процессом (планирование, организация, контроль) и

• создает предпосылки для его последующей автоматизации.

Регламентировать процесс управления запасами можно с помощью разработки и внедрения в компании «Положения об управлении материально-техническими ресурсами».

Для разработки «Положения об управлении материальными запасами» в компании целесообразно создать рабочую группу, состоящую из заинтересованных специалистов под руководством заместителя руководителя предприятия, в ведении которого находятся вопросы снабжения и логистики. Таким образом будет разработана формализованная закупочная политика.