Управление материальными запасами в закупочной логистике

 

Процесс управления материальными запасами предусматривает соответствующие методы управления на предприятии (в организации).

Выделяются несколько групп производственных запасов, соответственно для каждой из них формируется своя стратегия управления.

а) Текущий запас - основной вид запаса, поэтому норма оборотных средств в текущем запасе является главной определяющей величиной всей нормы запаса в днях.

Текущий запас предназначен для ведения производственно-хозяйственной деятельности предприятия (организации).

На размер текущего запаса влияет периодичность поставок материальных ресурсов по договору с поставщиками (цикл снабжения), а также объем их потребления в производстве.

Наличие оптимальных запасов на предприятии (в организации), которое можно обеспечить путем организации управления и контроля за потоками материальных и финансовых ресурсов, за состоянием и уровнем запасов, позволяет предприятию (организации) бесперебойно функционировать при малом объеме «омертвленных» материальных ресурсов и небольших размерах отвлеченных оборотных средств, вложенных в эти запасы.

Организации оперативного контроля и управления запасами материальных ресурсов способствует внедрение автоматизированных систем управления предприятием (организацией), которые позволяют наладить учет движения материальных ресурсов (поступление, расход, ежесуточные остатки). Результатом решения задачи по оперативному контролю является получение ежедневной (недельной, декадной, месячной или иной периодичности) информации о фактическом наличии запасов на складах предприятия (организации) и степени их соответствия установленным нормам. Это позволяет осуществлять непрерывный контроль за их величиной, своевременно и оперативно выявлять образование излишних остатков или дефицита по отдельным позициям, который может нарушить организацию бесперебойности функционирования потребителя.

Имеющаяся информация о движении, стоимости, сформированная нормативная база по запасам и оборотным средствам и т.д. по любой из применяемых марок материалов позволяет оперативно управлять материальными и финансовыми потоками на предприятии (в организации) в течение года.

Данная информация позволяет решить следующий комплекс задач:

- выявить дефицитные позиции материальных ресурсов;

- выбрать позиции материальных ресурсов, по которым сформировались излишние запасы и их можно реализовать;

- оценить обеспеченность запасами и их структуру;

- проанализировать структуру оборотных средств на предприятии (в организации);

- определить, что и когда нужно заказать, в каком объеме, даты очередных заказов на поставку материальных ресурсов (т.е. сформировать план материально-технического снабжения на очередной месяц);

- определить потребность в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок материалов в плановом месяце и т.д.

Величина текущего запаса определяется планом производственной деятельности (планом коммерческой деятельности, капитального ремонта, инвестиций и т.д.) предприятия (организации).

б) Страховой (аварийный, гарантийный) запас - второй по величине вид запаса, определяющий общую норму материальных ресурсов предприятия (организации). Страховой запас необходим на каждом предприятии (в организации) для гарантии непрерывности процесса производства в случаях нарушения условий и сроков поставок материальных ресурсов поставщиками, транспортом, или отгрузки некомплектных партий.

Страховой запас подразделяется на оперативный и неснижаемый.

Оперативный запас предназначен для использования в текущей производственной деятельности предприятия (организации).

Оперативный запас устанавливается в размере 60–80% от страхового.

Неснижаемый запас предназначен только для использования в исключительных случаях.

Неснижаемый запас составляет 20–40% от объема страхового запаса.

При снижении уровня страхового запаса ниже неснижаемого необходимо его пополнение до уровня страхового.

Материальные ресурсы страхового запаса должны систематически заменяться по истечении срока годности в соответствии с техническими условиями на них.

Необходимо осуществлять учет поступления и расходования страхового запаса не реже 1 раза в квартал.

Нормы страхового запаса должны быть утверждены руководителем предприятия (организации).

в) Транспортный запас создается на период разрыва между сроком грузооборота и документооборота. При поставках материалов на дальние расстояния срок оплаты расчетных документов опережает срок прибытия материальных ценностей.

Транспортный запас не устанавливается в тех случаях, когда срок получения материальных ресурсов совпадает со сроками оплаты расчетных документов или опережает его.

г) Технологический запас создается на период времени для подготовки материальных ресурсов к производству, включая время на анализ и лабораторные испытания.

Учитывается технологический запас в общей норме материальных ресурсов в том случае, если он не является составной частью процесса производства.

д) Подготовительный запас, необходим на период выгрузки, доставки, приемки и складирования материальных ресурсов, принимается также в расчет нормы запаса по сырью, основным материалам и покупным полуфабрикатам.

Нормы этого времени устанавливаются по каждой операции на средний размер поставки, исходя из технологических расчетов или путем проведения хронометража.

е) Неликвидные запасы - медленно реализуемые или нереализуемые запасы.

В процессе ежегодной инвентаризации определяются запасы, относящиеся к данной группе. Каждое предприятие (организация) само решает, по какому критерию запас относить к категории неликвидов. Например, один из вариантов - считать неликвидами материальные ресурсы, находящиеся на складе без движения в течение 12 месяцев.

После признания материальных ресурсов неликвидами с ним можно поступить одним из следующих способов:

- продажа;

- обмен;

- перераспределение (например, внутри филиалов предприятия);

- дарение (оказание благотворительной помощи);

- списание и ликвидация.

Необходимо систематически проводить анализ причин появления неликвидов, чтобы устранить эти причины в будущем. Необходимо сокращать инвестиции в медленно реализуемые и нереализуемые виды запасов и, возможно, даже перестать их закупать.