ВВЕДЕНИЕ. Содержание практики предполагает приобретение первоначального практического опыта, развитие профессионального мышления

Алферова И.В.,

 

Содержание практики предполагает приобретение первоначального практического опыта, развитие профессионального мышления. Прохождение ее помогает в написании курсовых и дипломных работ, в проведении научных исследований, готовит студентов к изучению последующих общепрофессиональных и специальных дисциплин.

При прохождении архивной практики студенты знакомятся с процессом создания и функционирования архивных учреждений, развитием и пополнением архивных фондов, использованием архивных материалов в исследовательской и преподавательской деятельности. Ими приобретаются знания и по теории архивного дела.

Государственным архивам свойственен ряд функций, из числа которых можно выделить экспертизу научной и практической ценности материалов; комплектование, их научно-техническую обработку; обеспечение сохранности и учет документальных материалов, создание архивного научно-справочного аппарата, организацию использования документов.

Большинство государственных архивов имеет отдел фондов (архивохранилище); отдел научно-справочного аппарата; отдел организации использования документальных материалов; научно-публикационный отдел; научно-справочную библиотеку; методический кабинет; фотолабораторию, читальный зал. Таким образом, архивное учреждение представляет собой учреждение, основное назначение которого состоит в организации хранения и использования документальных материалов, имеющих научное, политическое и практическое значение.

Документы прежде, чем попасть в архив, подвергаются экспертизе ценности как источников информации. Определяется научное, историко-культурное, хозяйственное значение документальных материалов. На этой основе устанавливаются сроки их хранения для включения в состав Государственного архива Брянской области (ГАБО).

Основными критериями, определяющими ценность документальных материалов, являются значимость фактов, событий, лиц, вопросов, о которых говорится в документах, их авторская принадлежность, время и место образования.

Основными источниками комплектования архивов являются учреждения, предприятия, организации и отдельные личности, которых в архивоведении принято называть фондообразователями, а комплексы документальных материалов, образовавшихся в процессе их деятельности, – фондами.

Хранение архивных материалов (а еще в большей степени их использование) затруднено, если они не описаны. Описание документальных материалов составляет одну из важнейших функций архивов. Основным объектом описания является единица хранения (Ед. хр.), которая поступает в архив в виде сформированных дел (Д.). Единица хранения документов на бумажной основе (дело) представляет собой совокупность документов, отдельный документ, имеющие самостоятельные значение и заключенные в обособленную обложку, папку. Единица хранения учитывается в архиве под самостоятельным номером (шрифтом). Назначение работы по описанию единицы хранения – дать правильное представление о её составе и содержании.

Основными элементами описания единиц хранения являются: заголовок, крайние даты входящих в её состав документов, количество листов. Все эти данные указываются и на обложке единицы хранения, и в инвентарной описи-перечне (Оп.), которая является основным документом учета единиц хранения. Она составляется в той же последовательности, в какой документы расположены внутри фонда и в хранилищах. Отдельные большие фонды могут иметь несколько описей, которые получают порядковые номера (Оп. 1. Оп. 2 и т. д.). Каждая опись снабжается итоговой записью, содержащей сведения о числе включенных в нее единиц хранения.

Заголовок дела (единицы хранения) чаще всего содержит достаточно полную и обобщенную характеристику состава и содержания единицы хранения. Документы, входящие в каждую единицу хранения, нумеруются по листам (Л.), число которых оговаривается в специальной заверительной надписи.

В соответствии с принципами хранения и систематизации документов в архиве составляются и ссылки на документы, хранящиеся в нём. Такие ссылки включают наименование архива, номер (шифр) архивного фонда, номер описи, номер единицы хранения (дела) и номер листов. Например: