Уничтожение конфиденциальных документов
Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации включает следующие процедуры: - подготовку документов, дел и носителей информации к уничтожению; - оформление акта на уничтожение; - уничтожение документов по акту; - уничтожение документов и носителей информации без составления акта. Процедура подготовки документов, дел и носителей информациик уничтожению включает: - выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам; - получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы; - систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования и факта уничтожения. С оформлением акта уничтожаются: документы и дела, включенные в номенклатуру дел. Акт подписывают члены экспертной комиссии, и утверждает первый руководитель фирмы. При выполнении процедуры оформления акта на уничтожение документов осуществляются: - включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе; - оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт; - проверка наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт; - согласование акта с должностными лицами, подписание его членами экспертной комиссии и утверждение первым руководителем фирмы. В процедуру уничтожения документов по акту входят: - проверка специально назначаемой комиссией наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте; - физическое уничтожение этой комиссией документов, дел, томов и носителей информации; - внесение в акт и учетные формы документов и носителей информации записи об уничтожении, роспись членов комиссии. Без оформления акта уничтожаются: испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов. В процедуру уничтожения документов и носителей информации без оформления акта входят: · - разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника службы КД; · - накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне); · - физическое уничтожение остатков носителей несколькими сотрудниками службы КД; · - внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей. Уничтожение дел, документов и учетных журналов должно производиться с помощью бумагорезательных технических средств или сжиганием. После уничтожения дел и учетных журналов производятся отметки в номенклатуре дел, при уничтожении отдельных документов из дел отметки проставляются во внутренних описях этих дел. В проверке правильности включения в акт дел и документов, а также в их физическом уничтожении должно участвовать не менее двух сотрудников конфиденциального делопроизводства или членов комиссии.
Наименование организации Гриф конфиденциальности (предприятия) (при необходимости)
АКТ УТВЕРЖДАЮ о выделении к уничтожению ___________________ конфиденциальных дел (должность руководителя) и документов __________________ №____________ (подпись, инициалы, фамилия) «» ____________20 г.
Всего подлежит уничтожению ___________ дел и документов. (прописью) ____________________________________________________ (подписи, инициалы и фамилия) Проверка правильности включения в акт дел и документов проведена. _______________________________________ ________________________________________ (подписи, инициалы и фамилии)
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от «»______20 г.№___ Председатель ЭК_________________ (подпись, инициалы и фамилии) «» ______________20 г. Дела и документы полностью уничтожены путем ___________ ___________________________________ «» _______________20 г Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале учета документов и в описях дел произведены:____________________ ____________________ «»__________20 г
Рис.. Пример акта на уничтожение дел и документов
|
