Взаимоотношения секретаря с сотрудниками организации

Секретарь в любой организации является "проводником" идей и ре­шений руководителя, посредником между руководителем и сотрудниками. Находясь между шефом и коллективом, секретарь все-таки ближе к руко­водителю. Взаимоотношения секретаря с сослуживцами во многом зависят от личности самого секретаря. Необходимо помнить, что секретарю во всех случаях необходимо проявлять такт и дипломатичность, не допуская проявления высокомерия и равнодушия в отношениях с сотрудниками.

Одна из основных задач секретаря – умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу и т.д.

В практике работы секретаря нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, уметь владеть своими эмоциями.

Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом – недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявления высокомерия, бюрократизма или равнодушия.

Зачастую в коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и оттого, как будут складываться их отношения, зависит многое: успех трудовой деятельности, психологический микроклимат. В связи с этим, секретарь должен обеспечить спокойную работу руководителя и освободить его от вопросов, которые возможно решить самостоятельно.

В ряде случаев секретарю приходится выступать от имени руководи­теля. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, кон­тролировать их выполнение. Идеальный секретарь всегда должен придерживаться линии руководителя и отстаивать его точку зре­ния, даже если решение шефа на данном этапе непопулярно и вызывает неоднозначную реакцию у сослуживцев. Многое здесь зависит от гибко­сти поведения и профессионализма секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями.

Придерживаясь следующих правил, секретарь может поддерживать бла­гоприятные деловые отношения с сослуживцами:

- нужно искренне интересоваться другими людьми;

- нельзя противопоставлять себя коллективу, необходимо постараться найти общий язык с каждым работником;

- указывать на ошибки других следует не прямо, а косвенно;

- с каждым сотрудником нужно выбирать соответствующую манеру общения, поскольку они могут различаться по возрасту, положению в компании и т. п., нельзя допускать высокомерия, панибратства или равнодушия;

- необходимо говорите о том, что интересует собеседников, и уметь внима­тельно их слушать;

- нужно внушать собеседникам сознание их значимости и делать это искренне, необходимо создавать людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

- необходимо быть пунктуальным и не забывать о своих обязательствах и обещаниях данным сослуживцам;

- следует научиться помогать коллегам, делая это ненавязчиво и естественно, чтобы они в то же время понимали, что вы оказываете им любезность.

Не стоит превращаться в секретаря для всех руководителей и сотруд­ников. Однако если работы немного, то в этом случае можно и помочь, только постарайтесь сделать так, чтобы ваша любезность не пре­вращалась в постоянную обязанность.

В любой организации можно встретить сотрудников, имеющих слож­ный характер, неуживчивых, с плохими манерами, общаться с которыми крайне сложно. Обязанность секретаря — проявлять к ним такое же доб­рожелательное и вежливое отношение.

В отношениях с сослуживцами очень важна позитивная установка секретаря на взаимодействие, на конструктивный диалог, которая в итоге приводит к эффективной работе всех.

Сотрудники в офисе нуждаются в общении. Общение помогает рас­слабиться в течение рабочего дня. Однако не стоит превращать секретариат в клуб отдыха, источник новостей и слухов. Свою личную жизнь лучше стараться сохранить личной, а не делать ее достоянием всего офиса.

Межличностные отношения на службе станут хорошими, если люди научатся быть позитивными.