Экспертиза ценности документов (бумажных и электронных) в таможенном органе, цели, этапыЭкспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 2 Экспертиза ценности документов проводится на основе: · действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; · типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; · нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах: Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3; Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1. Экспертиза ценности электронных документов и информационных ресурсов проводится с целью отбора на государственное хранение содержащейся в них информации, которая имеет научную, практическую, историческую ценность и не повторяется в документах на бумажных носителях или приобретает в электронной форме новое качество, которое значительно повышает удобство использования и наглядность информации. Экспертиза ценности электронных документов и информационных ресурсов проводится на основании общих и специфических критериев отбора. Обязанности по проведению экспертизы ценности электронных документов и информационных ресурсов могут быть возложены на экспертную комиссию по проведению экспертизы ценности документов на традиционных носителях. Экспертиза ценности проводится на этапах создания, использования и по истечении предельного срока хранения электронных документов и информационных ресурсов в организации. Экспертиза ценности на этапе создания электронных документов и информационных ресурсов проводится в целях определения требований к созданию воспроизводимых и пригодных для длительного хранения электронных документов. На протяжении жизненного цикла электронных документов и информационных ресурсов должны быть средства, обеспечивающие их воспроизведение (визуализацию), а также средства для конвертирования документов в формат архивного хранения. Форматы должны быть максимально программно и аппаратно независимы и согласованы с государственным архивом. Экспертиза ценности на стадии проектирования автоматизированной системы, которая будет использоваться для создания и обращения организационно-распорядительной документации, проводится также в целях определения требований к внешнему представлению создаваемых с ее помощью электронных документов. Задачи экспертизы ценности документов.
Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.
Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.
Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа, в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов, уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не изготовлено.
|
