Композиционно — языковые особенности деловых бумаг

Язык служебных документов имеет некоторые особенности:

а) резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств;

б) высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Рассмотрим эти особенности:

1. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок.

Основная задача составителя документа — предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказывается, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных слов и фразеологических оборотов в деловой речи не допустимо. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме).

Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

1. Другая важнейшая особенность деловой речи — высокая частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Например, абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеет более сложную грамматическую организацию.

Главная причина этого явления сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

В документах не допускается:

а) использование неологизмов, если они не имеют терминологического смысла.

б) при использовании терминов искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов:

служебное письмо — составляется (не пишется) и направляется (не посылается);

выговор — объявляется;

порицание - устанавливается.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких гитампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономики).

Подобные выражения нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации. Ту же роль играют так называемые канцеляризмы слова типа исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), мало употребляемые в других стилях языка.