Задание к работе

1. В отличие от других объектов базы данных (в частности, уже изученных вами форм и запросов), с помощью отчета не возможно изменять сведения, хранящиеся в базе данных.

2. Типы разделов отчета в режиме Конструктора:

· Заголовок отчета;

· Верхний колонтитул;

· Заголовок группы;

· Область данных;

· Примечание группы;

· Нижний колонтитул;

· Примечание отчета.

3. IIf(выражение, если_истина, если_ложь).

4. Создание отчета в режиме Конструктора аналогично созданию формы.

VII. Контрольные вопросы

1. Что понимают под отчетом? Каково назначение этого объекта?

2. Какие режимы работы с отчетами вы знаете?

3. Какова структура отчета в режиме конструктора?

4. Каким образом создается отчет в режиме конструктора?

5. Как изменить оформление созданного Мастером отчета?

6. Для чего предназначена функция IIF? Поясните синтаксис этой функции и принцип ее работы.

7. Как осуществляется фильтрация данных в отчетах? Каковы особенности этой настройки?

8. Поясните, каким образом в отчете можно создать вычисляемое поле?

9. Каким образом создается кнопка на форме, чтобы по ее нажатию открывался требуемый отчет?

10. Для чего предназначен режим макета отчета? Какие возможности предоставляет данный режим?

Разработка отчетов

 

Задание к работе

В соответствие с вариантом задания на основе созданных запросов создать отчеты.

 

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой определяется требуемый макет отчета.

В процессе конструирования формируется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, размещаются вычисляемые реквизиты.

Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Достаточно часто сначала используется мастер отчетов, который позволяет быстро создать заготовку отчета, а затем заготовка дорабатывается в режиме конструктора.

При создании отчета в режиме конструктора в окне отображаются пустые разделы отчета, показанные на рисунке.

Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню «Вид/Колонтитулы» и «Вид/3аголовок/Примечание отчета». Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.

При разработке отчета разделы окна нужно заполнить элементами в соответствии с необходимым пользователю макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в конструкторе форм.