X. Маккей

 

Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется пред-мет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необхо-димо осуществить. При проведении бесед зачастую используются разно­образные документы и мате-риалы, их также нужно заранее подгото­вить. Особое внимание следует уделить отработке хода беседы:

- продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику;

- определить желаемый конечный результат;

- установить регламент и место проведения беседы;

- определить ее стратегию и тактику.

В ходе подготовки разумно составить сценарий беседы, предварительно на­бросать тезисы начала разговора на бумаге. Некоторые опа­саются, что если они запишут слова, которые собираются произнести, то будут чувствовать себя скованно, обязанны­ми строго следовать своим записям, что обязательно почув­ствует собеседник. На самом деле это не так. Фактически, готовясь к беседе, каждый из нас все равно мысленно составляет свои тезисы. Прислушайтесь к челове­ку, который говорит по телефону, и вы услышите, что он про­износит каждый раз одни и те же слова одним и тем же то­ном, причем с одинаковой интонацией.

Зная заранее, какие слова нужно сказать, мы можем сосредоточиться на том, КАК их следует произ­нести. Если мы знаем, в какую сторону может повер­нуться разговор, если продумали свои потенциальные ответы и утверждения, мы можем сказать, что хорошо к нему подго­товились.

Если готовитесь к важному разговору, полезно предвари­тельно прорепетировать его начало. Очень важно продумать, каким тоном и в каком темпе мы будем говорить, как мы про­изнесем первые слова.

При любом разговоре необходимо заранее или, по край­ней мере, в самом начале узнать имя собеседника, чтобы иметь возможность обращаться к нему по имени.

Двадцать вопросов для самоанализа перед деловой беседой:

1. Четко ли ты представляешь желаемый результат? (Что ты хо­чешь иметь в конце беседы?)

2. Как можно будет оценить этот результат? (Достигнуты ли по­ставленные цели?)

3. Каковы твои предположения о целях собеседника?

4. Какие средства ты имеешь для достижения поставленных целей?

5. Какая позиция по отношению к партнеру оптимальна?

6. Как ты донесешь до партнера свою позицию?

7. Как ты узнаешь его установки, позицию и убеждения?

8. С какими барьерами ты столкнешься?

9. Как подстраховать себя и снизить вероятность этих барьеров?

10. Как снять противоречия, если они будут?

11. Как настроить себя на терпимость к человеку, если он неаде­кватен, и учесть естественные различия в восприятии и оценке бу­дущей работы?

12. Какие применять способы воздействия на партнера?

13. Какую аргументацию при этом использовать?

14. Как вести себя, если возникнет конфронтация, и будут ис­пользованы нечестные приемы со стороны партнера?

15. Как облегчить согласование мнений с партнером?

16. Насколько раскрывать свои позиции?

17. Как управлять атмосферой разговора?

18. Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение?

19. Каковы интересы партнера и как их понять?

20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?

До и во время встречи партнер будет искать Ваши слабые места. Поэтому в ходе подготовки примите следующие за­щитные меры: о чем возможно — умолчите; заготовьте под­ходящее объяснение тому, что скрыть нельзя; поговорите с заинтересованными лицами, коллегами, друзьями до того, как это сделает оппонент; проконсультируйтесь с экспертом по вопросам, в которых недостаточно компетентны сами; при­учите себя делать паузы — сначала подумайте, а затем гово­рите.

Эффективное ведение беседы - чрезвычайно сложное дело. Из­вестно, что специальная методи-ка проведения деловых бесед помога­ет лишь в семи случаях из десяти достигнуть максимального резуль­тата, а в остальных он лишь хороший. Отсутствие умения вести дело­вую беседу, в частности у юриста, менеджера, является пробелом в их профессиональной подготовке и экономически обходится намного до­роже, чем это кажется на первый взгляд. Правильное проведение дело­вых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%. Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.