Тема 4. Методы и способы документирования

Понятие о документации. Кодирование информации и её атрибуты: код, язык, знак. Язык как система структурных единиц. Естественные и искусственные языки.

Знаковая фиксация информации. Понятие о знаках. Понятие знака в документоведении, его свойства. Внешняя и внутренняя структурная характеристика. Классификация знаков. Знаки письма.

Документ как знаковая система: свойства, подсистемы знаковой системы. Запись как способ документирования. Системы записи информации (ручная, магнитная и др.). Способы документирования и виды документов (рукописный, печатный, фотографический, машиночитаемый и др.).

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Сегодня в практике жизнедеятельности используются следующие способы документирования:

· предметное документирование;

· знаковое документирование;

· изобразительное и чертежно-графическое документирование;

· фотодокументирование;

· кинодокументироване;

· звуковое документирование;

· компьютерное документирование.

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка и предназначенных для передачи информации.

Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные черты:

а) код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы - неизменность, однотипность и определенность;

б) код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию;

в) кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный - система букв, цифровой - система цифр, алфавитно-цифровой - смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный - система выпуклых точек (шрифт Брайля), матричный - система углублений или отверстий и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на разных языках, следовательно, использовать разные коды;

г) выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн;

д) информация не зависит от выбранного кода, т.к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст;

е) чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские иероглифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок пять - понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака № 45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.

Выводы. Материальный носитель и язык, на котором выражено сообщение, представляют собой форму документа, который находится в неразрывной связи с его содержание, образуя систему - документ. Разнообразие используемых носителей и выразительных средств предопределяет видовое многообразие документов.

Их огромная роль в обществе, промышленный способ производства привели к появлению особой структуры – системы документальных коммуникаций. Ее элементами являются социальные институты, осуществляющие сбор информации, ее аналитико-синтетическую переработку, производство документов, их распространение, хранение, учет, поиск, организацию использования.