Регистрация документов

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация необходима для того, чтобы:

ü вести количественный учет документов, необходимый для подсчета объема документооборота

ü обеспечить сохранность документа, так как позволяет восстановить информацию об утраченном документе и, если необходимо, запросить или найти его копию

ü вести информационно-справочную работу и осуществлять поиск документов

ü вести контроль за исполнением

Как говорилось выше не все документы подлежат регистрации.

Документы специальных систем документации регистрируются в соответствующих подразделениях. Вы же просто проставляете на них дату поступления.

Все три потока регистрируются отдельно, причем:
- входящие – в день поступления
- исходящие – в день подписания или утверждения
- внутренние – в день подписания или утверждения – еще делятся на группы, регистрируемые отдельно по видам документов: приказы по основной деятельности; приказы по л\с; акты ревизий; протоколы заседаний и пр.

1. Начинают регистрацию с 1 января и заканчивают 31 декабря

2. Регистрационный номер входящих и исходящих документов включает:
- индекс по номенклатуре, например: 08\17-217
где 08 – номер структурного подразделения
07 – номер дела (папки), куда будет подшит документ или его копия
- порядковый регистрационный номер документа, например –217

3. Регистрационный номер внутренних документов – простой и включает только порядковый номер самого документа
Для того, чтобы не ошибиться в присвоении порядковых номеров, используют БЛАНК-ШАХМАТКУ

4. Раздаточный материал: Бланк-шахматка

5. Регистрируют документы в ЖУРНАЛАХ, на КАРТОТЕКАХ; в КОМПЬЮТЕРЕ, но независимо от того, где вы регистрируете документы обязательно вписываются следующие сведения о документе:
- автор (корреспондент)
- дата документа, индекс документа
- дата и индекс поступления (для входящих)
- название вида документа
- резолюция (исполнитель и содержание поручения, автор и дата резолюции)
- краткое содержание
- срок исполнения – можно вверху (на карточке)
- отметка об исполнении (решение по вопросу; дата исполнения; индекс документа –ответа)
- номер дела (куда документ помещается после исполнения)
В случае необходимости эти реквизиты могут дополняться и записываться в любом порядке.

Чтобы выбрать вариант регистрации необходимо рассмотреть все плюсы и минусы регистрации в журналах, на карточках и с помощью ПК.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.[300]

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.[301]

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры.

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Можно создать регистрационные карточки самим, используя программу Microsoft Access. На уроках «Информационных технологий» мы поработаем с этой программой.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

ü быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

ü автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

ü автоматический контроль за исполнением документа и пр.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Какова цель регистрации документов?

2. Какие обязательные реквизиты должна включать регистрационная карточка?

3. В чем преимущества регистрации на карточках, против журнальной?

4. В чем преимущества регистрации на ПК против карточной?

5. Для чего и как используется Бланк-Шахматка?