Тема 3.2.3.3. Служебные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.[223]

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.[224]

Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.[225]

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.[226]

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

ü в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

ü во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

ü в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.[227]

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.[228]

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.[229]

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.

К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений.

Они оформляются на общем бланке организации.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций.

Они оформляются на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.[230]

Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.[231]

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.[232]

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Работа № 15 в Рабочей тетради по делопроизводству.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Чем отличается оформление внутренних и внешних служебных записок?

2. Какова структура текста докладной записки?

3. Какова структура текста объяснительной записки?

4. Какие реквизиты входят в формуляр служебной записки?

5. Кто подписывает служебные записки: внутренние и внешние?

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ:

Работа № 16 и 17 в Рабочей тетради по делопроизводству

ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ:

1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – С.75-76

2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский дом «Академия», 2005. – С. 95-96

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М:Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – С. 163-166

4. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – 2-е изд., испр. и доп. Автор составитель М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2003 - С. 134-137

5. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – С.176-178