Характеристика информации, предоставляемой бухгалтерским управленческим учетом. Условия ее хранения

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, т.е. все то, что расширяет представление об объекте исследования. Целью бухгалтерского управленческого учета является обеспечение информацией менеджеров, ответственных за достижение кон-кретных производственных целей.

К бухгалтерской управленческой информации, созданной и подго-товленной для использования руководством, предъявляются иные требо-вания, чем для информации, предназначенной для внешних пользователей. В управленческом учете возможно использование как неколичественной информации (слухи, результаты социологических опросов и т.п.), так и ко-личественной, которая в свою очередь делится на учетную и неучетную. Принцип документальной обоснованности учетной информации в управ-ленческом учете может игнорироваться, в связи с чем используются как фактические, так и прогнозные оценки.

Для принятия оперативных управленческих решений может приме-няться полная или неполная информация об объекте исследования. Непол-ная информация, которая подвергается быстрой обработке, в ряде случаев оказывается достаточной.

К информации управленческого учета предъявляются следующие требования:

- адресность. Внутрипроизводственная учетная информация должна предоставляться конкретным адресатам в соответствии с уровнем их подготовленности и иерархии;

- оперативность. Информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность сориентироваться и вовремя принять эффективное хозяйственное решение, в противном случае она малопригодна для целей управления;

- достаточность. Информация должна предоставляться в доста-точном объеме для принятия на соответствующем уровне управленческого решения. В то же время она не должна быть избыточной и отвлекать вни-мание ее потребителя на несущественные или не относящиеся к делу све-дения;

- аналитичность. Информация, используемая для внутренних управленческих целей, должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами времени;

- гибкость и инициативность. Конкретный блок информации должен отвечать вышеназванным принципам и обеспечивать всю полноту информационных интересов в условиях меняющихся управленческих си-туаций или в связи с изменениями в факторах производства. Кроме того, центрам ответственности должна предоставляться возможность формули-ровать свои предложения по использованию данной информации и на-правлять их на рассмотрение вышестоящего звена;

- полезность. Информация должна привлекать внимание управ-ляющих к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия;

- достаточная экономичность. Затраты по подготовке внутри-фирменной информации не должны превышать экономический эффект от ее использования.

Учетная информация составляет 20 – 30 % всей информации управ-ленческого учета, на долю экономического анализа приходится 70 – 80 %. Для сравнения отметим, что в финансовом учете соотношение иное: 50 – 60 % всей информации составляет учетная информация, а на долю анализа приходится 40 – 50 %.

Как правило, информация бухгалтерского управленческого учета но-сит конфиденциальный характер и требует защиты.

На малых предприятиях, где число ПЭВМ невелико и не использу-ются локальные вычислительные сети, защита компьютерной информации состоит из установки паролей для получения доступа определенного поль-зователя в компьютере к необходимым программам.

На крупных предприятиях защита информации управленческого учета от несанкционированного доступа должна осуществляться ком-плексно, как с помощью организационных мероприятий, так и программно-техническими средствами.

Во-первых, необходимо четкое разделение персонала с выделением помещений или расположением подразделений компактными группами на некотором удалении друг от друга. Это разделение производится в зависи-мости от решаемых задач: так проще реализовывать встроенные во все одноранговые сети средства защиты от несанкционированного доступа.

Во-вторых, ограничение доступа в помещения посторонних лиц или сотрудников других подразделений. Необходимо их опечатывать при сда-че под охрану после окончания работы, что позволит предотвратить факт несанкционированного проникновения в помещение.

В-третьих, жесткое ограничение круга лиц, имеющих доступ к каж-дому компьютеру.

В-четвертых, требовать от сотрудников в перерывах выключать ком-пьютер или использовать специальные программы – хранители экранов, которые позволяют стереть информацию с экрана монитора и закрыть па-ролем возможность снятия режима хранителя экрана.

К программно-техническим мероприятиям следует отнести использование встроенных аппаратных средств защиты компьютера от не-санкционированного доступа, использование специальных программных средств закрытия информации, а также установку аппаратных приспо-соблений для шифрования информации или ограничения доступа к ком-пьютеру.

К встроенным возможностям относится функция по установке паро-ля для входа в компьютер. Эта функция присутствует в каждой машине и является самым простым аппаратным способом защиты.

Из дополнительно устанавливаемых аппаратных средств можно вы-делить две разновидности – устройства закрытия доступа к компьютеру и устройства шифрования информации.

При наличии локальной вычислительной сети для несанкциониро-ванного доступа к информации нужен уже не конкретный компьютер, а возможность входа в систему с определенными правами. Сделать это можно практически на любой рабочей станции.

Каждая сетевая операционная система требует идентификации поль-зователя по имени и паролю. В сети необходимо проводить еще одно орга-низационное мероприятие – своевременную смену паролей с фиксирова-нием их в журнале паролей подписью администратора сети. Это немало-важное мероприятие должно проводиться не реже одного раза в месяц.