Рекомендации к составлению служебных писем и факсов

Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:

 

Уважаемый Аркадий Михайлович!

Господин Ивченко!

Сергей Аркадьевич!

Уважаемый господин Абалуев!

Уважаемые господа! (употребляется, когда не известны имена получателей письма)

 

Уместно использовать слова благодарности:

Мы рады получить Ваше письмо

Большое спасибо за факс от 15.09.2014

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

 

Далее возможно продолжение с использованием слов:

В связи с ….

В соответствии с ….

Согласно договору от … № …

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

При составлении документа в зависимости от темы используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

· Отправляем Вам…

· Ставим Вас в известность…

· Высылаем Вам…

Напоминание

· Напоминаем Вам…

· По истечении…срока предложение нашей фирмы теряет силу

Подтверждение

· Фирма… подтверждает получение…

· Подтверждаем, что багаж получен

Извещение

· Сообщаем Вам, что…

· Ставим Вас в известность, что…

· Извещаем Вас, что…

Просьба

· Пожалуйста, сообщите…

· Просим оплатить в течение… рабочих дней…

· Мы будем благодарны, если Вы….

Гарантия

· Мы гарантируем, что…

· Оплату гарантируем

· Качество нашей продукции фирма гарантирует

Предложения

· Мы рады предложить Вам…

· Предлагаем Вам…

· Мы можем рекомендовать…

· Мы уверены, что вы заинтересуетесь..

Отказ

· К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по причинам…

· К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за…

· К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за..

Предупреждение

· Банк оставляет за собой право обратиться…, если Вы …

· Задержка поставок может привести к ….

· Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены…

Приглашение

· Просим принять участие в …

· Приглашаем Вас..

· Мы рады пригласить Вас..

Письмо можно окончить фразами

· Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

· Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

· Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей

· С уважением…

 

Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телекс – обобщенное название по содержанию документов, выделяемых в связи со способом передачи, – по абонентской телексной сети. Телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

По скорости передачи информации факсимильной связи стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу, кроме как печататься четким, контрастным шрифтом.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления.

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре.

Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.

Передаваемые и принимаемые телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.

В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

Телефонограмма может оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передается или принимается чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях может записываться в книгу телефонограмм.

Телефонограмма включает следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема):

адресат – оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:

Управляющим филиалам Акционерной страховой компании «АСКО»

При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его должности. Например:

Директору частного охранного предприятия «Дельта» А.Ю. Устенко

название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) – оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением, центрировано;

дата – оформляется цифровым способом (12.12.2014 г.), располагается от границы левого поля ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема;

индекс (в случае необходимости) – оформляется на той же строке, что и дата. Индекс телефонограммы является, как правило, ее порядковым регистрационным номером документа в пределах календарного года. В некоторых случаях индекс телефонограммы бывает сложным, то есть к порядковому номеру прибавляется номер дела, в которое телефонограмма будет подшита (по номенклатуре дел), индекс вопроса или структурного подразделения. Например:

№ 05.–12/66; № 148-КП (коммерческая переписка) и т.п.

Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать;

текст – оформляется с красной строки ниже даты и индекса. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением, а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам;

подпись – оформляется ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации – автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки.

На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться;

отметка о передаче – ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами;

отметка о приеме – оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема-передачи. На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение;

время приема-передачи (в часах и минутах). Номер телефона и время приема-передачи оформляется ниже слова «Принял» от границы левого поля.

Однако отметки о приеме-передаче телефонограммы могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно.

При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.