Лабораторная работа 3. Запросы и отчёты в AccessЗапросы и отчёты в Access
Цель работы: научиться создавать и редактировать запросы и отчёты базы данных Содержание работы 1 Создание запросов. 2 Создание отчётов
1 Создание запросов Запросы – это один из видов документов, используемых в СУБД Access, которые предназначены для обработки данных, хранимых в таблицах Запросы можно создавать в режиме конструктора и с помощью мастеров. Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов. Мастер запросаза несколько шагов собирает сведения, необходимые для формирования запроса, а затем автоматически составляет его в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. С помощью мастеров в Access можно создавать следующие типы запросов: Простой запрос. Перекрестный запрос. Повторяющиеся записи. Записи без подчинённых. Для создания любого из них надо в окне базы данных выбрать объект Запросы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый запрос, вид которого представлен на рис. 1.
Рисунок 1 Окно БД Штат и окно выбора видов запросов Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку данных из определенных полей таблиц или запросов, он наиболее удобен для начинающих пользователей. При его выборе запускается Мастер, в первом окне которого (рис. 2) нужно в списке Таблицы и запросы выбрать таблицу, напр., Штат преподавателей, выбрать из перечня её доступных полей те, которые должны присутствовать в запросе и перевести каждое нажатием кнопки [ > ]. Аналогично в запрос добавляются поля из других таблиц той же БД. Примечание. Запрос может составляться только по таблицам или только по запросам БД. Объединение в запросе полей из таблицы и запроса не допускается.
Рисунок 2 Выбор полей для запроса. Затем нужно нажать клавишу Далее (для заполнения других окон Мастера) или Готово, появится таблица запроса с выбранными полями данных. Перекрестный запрос имеет вид таблицы, в которой выводится до трёх полей (столбцов) исходной таблицы, ячейки одного из оставшихся преобразуются в новые столбцы, а на их пересечении выводится одно из указанных пользователем значений – Дисперсия, Минимум, Максимум, Среднее, Отклонение, Число, Первое, Последнее и др. Например, запрос на рис. 4 является перекрёстным запросом таблицы 1 на рис. 3, в котором величины расстояний стали названиями столбцов: Вариант Повторяющиеся записисоздаёт запрос на поиск повторяющихся записей (строк) в одной таблице или запросе, для таблицы на рис. 3 при заданных полях Расстояние и Стоимость проезда он имеет вид (рис.5) MS Access позволяет создать такой запрос только для одной таблицы или запроса (не для нескольких таблиц БД), причём в нём нужно задавать только те поля, в которых есть полное одновременное совпадение данных из записей (например, поле Транспорт в этот запрос включать нельзя). Дополнительно, для распознавания, можно включить неповторяющееся поле (Город).
Рисунок 3 Таблица 1 для создания перекрёстного запроса
Рисунок 4 Перекрёстный запрос табл. 1
Рисунок 5 Запрос на выборку повторяющихся записей Записи без подчиненных – запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в сравниваемой таблице. Такой запрос используется для много табличных баз данных.
Рисунок 6 Основная таблица 1 Запрос без подчинённых на сравнение таблиц рис. 3 и рис. 6 выведет на экран несовпадающую строку (рис. 7):
Рисунок 7 Запрос без подчинённых
Эти запросы являются основой для создания более сложных запросов, для которых применяется режим Конструктора.
|
