Область із списком можливих режимів створення об’єктів

В цій області крім списку режимів створення об’єктів відображаються створені об’єкти (наприклад, таблиці, форми і т.д.), які можна переглядати або редагувати. Для цього необхідно виділити потрібний об’єкт, наприклад, таблицю і натиснути кнопку " Открыть" або " Конструктор".

Натиснення кнопки “Открыть” активізує режим таблиці, в якому можна переглядати і редагувати дані. Натиснення кнопки “Конструктор” відкриє таблицю в режимі конструктора, призначеному для перегляду і зміни структури таблиці.

Робота з таблицями: типи та властивості полів, встановлення зв’язків між таблицями

При першому відкритті вікна бази даних MS Access завжди активізується закладинка Таблицы і виводиться на екран список режимів створення таблиць:

- Створення таблиці в режимі конструктора;

- Створення таблиці за допомогою майстра;

- Створення таблиці шляхом введення даних.

Для створення нової таблиці можна вибрати будь-який з цих режимів. Можна вибрати Мастер таблиц для визначення полів таблиці за допомогою списків зразків таблиць і полів. Для створення довільної таблиці доцільно користуватися режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных використовується для редагування і введення даних в уже існуючі таблиці.

Таблиці складаються із записів і полів. Кількість полів в записі визначається на етапі проектування таблиці, тому перед створенням таблиці за допомогою додатку MS Access, необхідно чітко уявляти її структуру.

Величина і тип полів визначається користувачем. Необхідно вибирати розміри полів не занадто великими, тому, що буде марно витрачатися память БД. Для створення звязків між таблицями вони повині мати ключове поле, тому необхідно призначити ключове поле кохній таблиці.

Щоб визначити первинний ключ в режимі Конструктора, необхідно виділити потрібне поле, а потім клацнути на піктограму «Ключевое поле», розміщену на панелі інструментів. Для визначення Зовнішнього (Вторинного) ключа в режимі Конструктора, необхідно виділити поле і в області властивостей цього поля в рядку Індексоване поле із списку вибрати значення Да (Совпадения допускаются).

Для вибору необхідного режиму створення таблиць можна двічі клацнути на один із них в списку режимів, відкриється потрібний режим. Крім того, можна клацнути на піктограмі «Создать» у вікні БД, відкриється вікно діалогу «Новая таблица», і вибрати потрібний режим створення таблиці.

 

Рис. 104

 

При виборі режиму Мастер таблиц відкриється вікно «Создание таблиц», у якому за допомогою зразків таблиць і полів легко сформувати поля нової таблиці.

 

Рис. 105

 

Але якщо у вікні «Создание таблиц» немає потрібного зразка таблиці, то необхідно вибрати режим Конструктора, відкриється вікно Конструктора таблиць

 

Рис. 106

Структура таблиці визначається в області проекту таблиці, яка складається з трьох колонок:

- Имя поля;

- Тип данных;

- Описание.

Типи даних необхідно вибрати із списку, що розкривається:

- Текстовый – алфавітно–цифрові дані (до 255 байт)

- Поле МЕМО - довгий текст або числа (до 64000 байт)

- Числовой - текст або комбінація тексту і чисел (зберігає 1, 2, 4 чи 8 байт)

- Дата/время – дати і час (8 байт)

- Денежный – використовується для грошових значень (зберігає 8 байт)

- Счетчик – автоматична вставка унікальних послідовних або випадкових чисел при додаванні запису (4 байта)

- Логический – дані, які приймають тільки одне з двох можливих значень, наприклад, «Так/Ні» (1 біт)

- Поле объекта OLE – для вставки об’єктів: рисунки, картинки, діаграми і т.д. (до 1 Гбайта)

- Гиперссылка – адреса посилання на файл на автономном комп’ютері або в мережі (зберігає до 64 000 знаків)

- Мастер подстановок - створює поле, що дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або із списку значень, використовуючи поле із списком. При виборі даного параметру в списку типів даних запускається майстер для автоматичного визначення цього поля.

В області «Свойства поля» визначають властивості кожного поля (наприклад, розмір, формат, індексоване поле і т.д.).

При створенні структури таблиці в першу колонку вводять Ім’ поля, потім необхідно натиснути клавішу Enter і вибрати тип даних (за замовчуванням MS Access призначає тип даних, якщо цей тип даних не підходить, то вибрати самостійно із списку). Потім вводять в третю колонку опис поля.

Після створення структури таблиці необхідно зберегти її. Вибрати Файл - Сохранить, або Сохранить, как... У вікні Сохранение ввести ім’я для створеної таблиці: Студенти, потім ОК.

Нижче показано вікно Конструктора для таблиці Студенты, що входить до складу БД Деканат.

Рис. 107

Далі створюють структури інших таблиць: Групи студентів, Дисципліни, Успішність.

 

 

Рис. 108

 

Після створення структури таблиць, що входять в БД " Деканат", необхідно встановити зв'язок між ними.

Зв’язки між таблицями у БД використовуються при формуванні запитів, розробці форм, при створенні звітів.

Для створення звязків необхідно закрити всі таблиці і вибрати команду Схема данных із меню Сервис, з’явиться діалогове вікно Добавление таблицы.

 

Рис. 109

 

У діалоговому вікні Добавление таблиц необхідно виділити імена таблиць і натиснути кнопку Добавить, при цьому у вікні Схема даних додаються таблиці.

 

Рис. 110

У вікні Схема даних необхідно перетягнути наступні поля: із таблиці Групи – поле КодГрупи на відповідне поле таблиці Студенти. У діалогому вікні Изменение связей необхідно активізувати прапорці Обеспечить целостность данных, Каскадное обновление связанных полей і Каскадное удаление связанных записей, впевнитись в тому, що встановлено тип відношень один-ко-многим і натиснути кнопку Создать.

 

Рис. 111

 

У вікні Схема документа з’явиться зв'язок один-ко-многим між таблицями Групи студентів і Студенти. Аналогічно потрібно зв’язати поля КодСтудента в таблицях Студенти і Успішність, а потім поля КодДисципліни в таблицях Успішність і Дисципліни. В результаті одержимо Схему данных, подану на рисунку

 

Рис. 112

 

Для заповнення таблиць у вікні Бази даних виділяють потрібну таблицю, клацають на кнопці Открыть. На екрані з’являється структура таблиці БД в режимі таблиці. Нова таблиця складається з одного пустого рядка.

 

Рис. 113

 

Заповнення здійснюється по записах, тобто, вводиться інформація для всього рядка повністю. Поле лічильника заповнюється автоматично. Після введення першого запису порожній запис зміщується в кінець таблиці. Перехід до наступного поля здійснюється натисненням на клавішу Таb.

Для заповнення поля MEMO в таблиці (колонка Місце народження) натиснути комбінацію клавіш < Shif+F2>, попередньо встановивши курсор в поле MEMO. Відкривається діалогове вікно Область ввода, після введення або редагування даних у цьому вікні клацнути на кнопці ОК.

Після заповнення таблиця Студенти буде мати вид:

 

Рис. 114

 

Аналогічно заповнюються інші таблиці: Групи Студентів, Успішність, Дисципліни.

 

Рис. 115

У додатку MS Access застосовують різні методи переміщення по таблиці. Переходити від запису до запису можна за допомогою: клавіш управління курсором; кнопки із області Запись, розміщеної внизу таблиці в режимі таблиці; команди Правка - Перейти.. Для переміщення від поля до поля (зліва направо) застосовуються клавіші Tab і Enter, а в зворотньому напрямку Shift+Tab.

Для пошуку даних в таблиці великого об’єму використовують команду Правка - Найти. Відкриється діалогове вікно. У полі Образец діалогового вікна пошуку вказують об’єкт і здійснюється пошук. Для заміни даних в полях необхідно перейти на закладинку Замена.

Після створення структури таблиць, їх заповнення і встановлення зв’язків між таблицями можна будувати запити.