Контроль введення даних

 

Контроль даних при введенні в комірки може виконуватися Microsoft Excel програмним способом. Для контролю даних доступні такі методи:

 

· контроль формату даних, що вводяться: цілі, дійсні числа, дата/час, текст;

· контроль діапазону значень даних числового типу, що вводяться, дати/часу;

· контроль довжини тексту, що вводиться;

· контроль за списком значень різних типів даних;

· логічний контроль даних, що вводяться.

 

Умови перевірки даних, що вводяться, можна задавати у вигляді формул логічного типу, у яких використовуються посилання на комірки. Для організації перевірки даних, що вводяться, спочатку виділяється діапазон комірок, а потім виконується команда меню Данные ► Проверка.

Команда викликає діалогове вікно Проверка вводимых значений яке має вкладки Параметры ► Сообщения для ввода ► Сообщения об ошибке (рис. 6.17).

Рисунок 6.17. Діалогове вікно Проверка вводимых значений

 

На вкладці Параметры вказується умова перевірки, що включає типи даних і значення даних, що вводяться:

· любое число - немає перевірки.

· Целое число - контроль введення позитивних і від’ємних цілих чисел, а також нуля.

· Действительное число - контроль введення позитивних і від’ємних чисел, що містять цілу й дробову частини, а також нуля.

· Список - контроль елементів списку, що вводяться.

· Дата/Время - контроль формату дати або часу.

· Длина текста - обмеження на довжину текстових рядків, що вводяться.

· Другой - введення формули перевірки даних, що вводяться.

 

Для більшості контрольованих форматів задається діапазон можливих значень. Вибирається тип оператора порівняння: дорівнює, не дорівнює, більше, менше й т.д. вказуються граничні значення. Список елементів може задаватися безпосередньо шляхом перерахування або у вигляді посилання на діапазон комірок цього ж листа або ім'я блоку робочої книги. Якщо вказується Игнорировать пустые, відключається вивід повідомлень про помилку, коли комірка не містить даних. Можна вказати Распространять изменения на другие ячейки с тем же условием у випадку редагування умов перевірки. На вкладці Сообщение для ввода готується зовнішній вигляд вікна, що виводиться при введенні даних у контрольовані комірки. Вікно містить заголовок і текст повідомлення, що пояснює введення. Вікно може бути присутнім на екрані завжди або виводитися, тільки коли здійснюється введення даних у зазначені комірки. На вкладці Сообщение об ошибке задається вид і зміст вікна повідомлення, що виводиться у випадку виявлення помилки введення. Вікно містить певний тип повідомлення: останов, предупреждение, сообщение. Задається заголовок вікна й текст повідомлення, що пояснює ситуацію. Для копіювання умов перевірки введення даних одних комірок і присвоєння їхнім іншим коміркам таблиці треба:

 

· Виділити комірку, що містить умови перевірки.

· Вибрати команду меню Правка ► Копировать.

· Виділити комірки, яким приписується умова перевірки.

· Вибрати команду Правка ► Специальная вставка ► Вставить условие на значение.

Для видалення умов перевірки варто повторно виділити блок комірок, вибрати команду меню Данные ► Проверка, указати тип даних - Любое значение. При введенні текстових даних у комірки одного стовпця відбувається їхнє запам'ятовування в списку введення даних. При введенні даних у комірку виконується автоматична підстановка підходящого елемента списку. Повний список значень доступний для вибору за допомогою команди контекстного меню Выбрать из списка (виклик контекстного меню - натискання клавіш Shift +F10 або клацання правою кнопкою миші).

Максимальна довжина автоматично створюваного списку значень для комірок одного стовпця -999.