Задание 2. Министерство образования Российской Федерации (КГУ) Краснодарский государственный университет Телеграф

 

 

Министерство образования Российской Федерации (КГУ) Краснодарский государственный университет Телеграф, адрес: 4401, Краснодар, ул. Красная, 40. Телефон: (8413) 368-239 Факс: (841-3) 565-122 E-mail: [email protected] http// inoup.stup.ac.ru

Генеральному директору ЗАО «Пилот»

На №______от_________

№ _________ Дата___________

 

В связи с внедрением новых информационных технологий в учебный процесс кафедры «Документационное обеспечение управления» просим оказать финансовую помощь для эффективной организации учебного процесса.

Наши Банковские реквизиты: ИНН 7830003736; КПП 256701001; УФК по Краснодарскому краю (Краснодарский государственный университет л.сч.06075459352)

Банк получатель: ГРКЦ ГУ Банка России по Краснодарскомц краю г. Краснодара Р/с № 40503810100001000274 БИК 045655001Назначение платежа: 5030120 «Добровольные пожертвования и целевые взносы». Безвозмездное пожертвование для ведения уставной деятельности на кафедре ДОУ НДС не облагается.

Л.Д. Устинова

22.01.2014

 

Лабораторная работа № 4

Подготовка докладной записки

Цель работы: изучить правила оформления докладных записок и приобрести практические навыки составления докладной записки в конкретной производственной ситуации.

Теоретическая часть

Основные понятия

Информационно-справочные документы составляют самую большую группу управленческих документов. В них содержится информация, позволяющая определить реальное состояние дел в объекте управления, принять объективное, обоснованное решение. Информационно- справочные документы являются основанием для издания документов организационно-распорядительного характера. К информационно-справочным документам относят акты, письма справки, телеграммы, телефонограммы, сводки, обзоры, докладные и объяснительные записки. Остановимся на требованиях к составлению и оформлению докладных записок.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - это документ, адресованный руководителю данного учреждения (структурного подразделения) или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

От обстоятельности, достоверности изложения аргументированности во многом зависит итог разрешения вопроса докладной записки. В некоторых случаях докладные записки носят информационный характер и составляются регулярно для сообщения руководителю сведений о методе, ходе и итогах выполнения задания. Этот вид документа используют также для информирования о завершении работы либо ее этапа, выполнении распоряжений. Инициатором издания докладной записки могут быть как руководитель учреждения, так и структурное подразделение или конкретный работник. Обычно итогом ее рассмотрения является принятие управленческого решения или издание распорядительного документа. Ситуации, требующие подготовки этого документа, могут быть самыми различными: обоснование необходимости закупки нового оборудования, проведение различных проверок, выделение новых штатных единиц, награждения, поощрения, переводы и командирование сотрудников. Оформление докладных записок должно соответствовать требованиям, установленным в инструкции по делопроизводству. В зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую Внешние докладные записки - докладные записки, отправляемые за пределы организации. Применение внешних докладных записок не очень распространено, они используются в особо важных и принципиальных вопросах управления. Оформляется этот вид записок на общем бланке предприятия. Внутренние докладные записки - докладные записки, подготовленные исполнителем для руководства организации.

В состав типового формуляра докладной записки входят следующие реквизиты:

наименование автора (организации или структурного подразделения);

• название вида документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления или издания;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Так как докладная записка имеет адресата, предпочтительным является угловое расположение реквизитов на поле документа.

Разберем оформление реквизитов докладной записки.

Наименование организации-автора документа. Данные об авторе указываются на каждом документе.

Наименование организации на внешней докладной записке должно соответствовать учредительным документам и включать указание на ее организационно-правовую форму. Кроме непосредственного наименования самой организации-отправителя, бланк может включать название вышестоящей организации, в систему которой она входит. Если документ подпишет руководитель структурного подразделения, его наименование тоже может быть включено в бланк. Если в учредительном документе закреплено сокращенное наименование организации, оно помещается ниже полного в скобках.

 

Министерство образования Российской Федерации

Астраханский государственный университет

(АГУ)

Во внутренней докладной записке реквизиты бланка оформляются машинописным способом на чистом листе бумаге. В этом случае указывается наименование структурного подразделения автора документа, без названия организации. Печатается оно в верхнем углу от границы левого поля.

Название вида документа. Название вида документа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации или структурного подразделения прописными буквами от границы левого поля.

Дата. Дата докладной записки является датой ее составления и подписания. Она оформляется цифровым способом от границы левого поля через 2 интервала ниже названия вида документа. Проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа - это условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, проставляемое при регистрации.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней. Обычно он представляет собой простой порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Иногда может включать кроме порядкового номера индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел.

№03-12/25

В этом случае 03-12- номер дела по номенклатуре, а 25- порядковый номер.