Проектирование унифицированной системы документации

 

Основной компонентой информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

 

Документ обладает следующими свойствами:

· полифункциональность, т.к. документ может выполнять функции регистрации информации о состоянии элементов и процессов, обработки, хранения передачи информации на расстояние;

· наличие юридической силы, которая обеспечивается присутствием подписей должностных лиц, подтверждающих достоверность содержащейся в документе информации.

Различают:

1. по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);

2. по отношению к задаче (первичные документы, промежуточные и результатные документы);

3. по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

 

Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, используемых в процессе управления экономическим объектом.

 

Обработка документов в неавтоматизированных системах занимает более 40 % времени работников управления. Для того чтобы упростить систему документации проводят унификацию и стандартизацию документов.

Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов, единых наименований показателей, единиц измерения и терминов.

Унифицированная система документации (УСД) - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом.

 

В процессе проектирования УСД можно выделить три этапа работ:

· построение новых форм документов;

· унификация всей системы документации;

· разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Построение новых форм документов содержит 6 работ.

1. Определение состава результатных показателей зависит от того, какие формы документов проектируются (первичные или результатные). Состав документов выявляется после разработки всех постановок задач.

2. Определение состава первичных показателей выявляется полный состав первичных – исходных показателей, на базе которых рассчитываются результатные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

3. Разбиение показателей по формам документов определяется содержание форм результатных документов и форм первичных документов. Разбиение показателей по формам осуществляется по семантической близости показателей (для первичных документов: например, цена, количество и стоимость определенного вида товара на определенную дату) и по их алгоритмической увязке (для результатных документов: оклад, РК, СН, итого начислено по каждому работнику, итого по подразделению, итого по всем подразделениям).

4. Выбор типа носителя для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проектируются результатные документы, то тип и форма выдачи результатной информации зависят от характера решаемой задачи. Например, если решается прогнозная задача, то основным носителем будет экран ЭВМ, на который будут выданы графики, и бумажный носитель. При решении задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран.

· 5. Определение способа нанесения информации в документы. Способ нанесения информации зависит от того, как считывается информация с первичного документа: визуальным способом или автоматическим. Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ.

6. Проектирование форм документов зависит от типа проектируемого документа и будет рассмотрено ниже.

Унификация всей системы документации, включая вновь созданные и уже существующие. Составляется перечень документов по функциональным подсистемам, из первичных документов исключаются производные показатели и показатели, многократно вводимые в ЭВМ, вводится единая терминология путем составления словаря (тезауруса), устанавливаются единые единицы измерения, проводится классификация и кодирование документов.

Разработка инструкций и методических материалов: составление инструкций, описывающих правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, схемы документооборота, отражающие все операции, выполняемые над документами, и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачей их в архив.